Veritabanının amacını belirlemek.
Tablolar tasarlanır.
Alanlar belirlenir.
İlişkiler belirlenir.
1. ADIM: Veritabanının amacını belirlemek.
Bu adımda ne tür verilerin saklanacağı belirlenir.
Tanımlama adımında öncelikle veritabanını kullanacak olan kullanıcılar ile görüşülür. Ne tür verilerin kullanıldığı ve bunların hangi evraklardan (olaylardan) kaynaklandığı araştırılır. Özellikler kullanıcıların hangi raporlara gereksinim duyduğu araştırılır.
2. ADIM: Tabloları tanımlama.
Belli bir amaca sahip olunduktan sonra verilen ayrı ayrı konularda tablolara bölünür.
Tabloların tanımlanması, veritabanı tasarımının en önemli aşamalarından birisidir. Tabloların tasarımı (yapısı), verilerin sınıflandırılmasını ve daha sonra veritabanından alınacak raporları etkiler. Bunun dışında verilere erişimi doğrudan olanaklı kılacak ya da kısıtlayacak bir oluşumdur.
3. ADIM: Alanların tanımlanması.
Alan, belli bir veri kolonunu belirtir. Alan belirleme işleminde bir tabloda gerekli olan veri alanları belirlenir.
Veritabanı tasarımında; ilgili bilgilerin tablolarının tanımlanmasının ardından tablolardaki bilgilerin ayrıntıları tanımlanır. Tablonun alanlarının tanımlanması için öncelikle tablonun özellikleri ve tablodan beklenilenlerin ne olduğu belirlenmelidir. Burada, göz önüne eklenecek kayıt düşünülmelidir.
Tablonun bir alanı, tablo ile mutlaka ilgili bir veri olmalıdır. Tabloda gereksiz veri alanına kesinlikle izin verilmemelidir. Tablo alanlarına verinin en basit hali konur. Hesaplanmış bir verinin bir alanda yer almasına gerek yoktur.
Ana anahtar alanı (Primary Key), belirlenir. Bu tekrarlanmayan (Unique) alan kayıtlara erişimde ve diğer tablolarla ilişki kurmada kullanılır.
Yabancı anahtar alan (Foreign Key) belirlenir. Diğer tablodaki ana anahtarları gösteren kolonlardır. Genellikle ilişki anahtarı olarak da adlandırılır. Bütünlük kuralı her yabancı anahtarın diğer tabloda bir ana anahtarı göstermesini gerektirir.
4. ADIM: İlişkilerin tanımlanması.
Tablolar arasında ilişkinin hangi veri alanları üzerinden kurulacağı kararlaştırılır.
Bir veritabanı içersinde çok sayıda tablo tanımlanır. Bu tablolar raporlama gibi bir amaç için bütünleşmek zorundadırlar. Bu bütünleşme veritabanının içindeki tablolar arasında kurulan ilişkilerle sağlanır.
Veritabanı içindeki ilişkilerin tanımlanması ile; tabloların birçoğundan yararlanarak anlamlı veri bütünlüklerinin belli kurallar içinde oluşturulması sağlanır.
Birçok raporda, ekran görüntüsünde ya da veri giriş ekranında birden çok tablodan veriler kullanılması gereği; tablolar arasındaki ilişkinin önemi ortaya çıkarır.